Для чего нужен документ
Связка результатов испытаний с партией
Акт отбора образцов из партии, пломбирование и фотофиксация для TR_TS_023_2011 — это ключевой документ из комплекта «отбор проб» при подтверждении соответствия соковой продукции из фруктов и овощей. Он фиксирует, какие именно единицы продукции были взяты на испытания, как они идентифицированы, кем, где и когда отобраны, как опломбированы и в каком виде переданы в аккредитованную лабораторию. Такой акт помогает связать результаты испытаний с конкретной партией или серийной продукцией, что особенно важно при оформлении декларации по схеме 6д и при работе с торговыми сетями и маркетплейсами.
Что это за документ
Это официальный акт, в котором отражаются все ключевые параметры отбора проб соковой продукции (соки, нектары, сокосодержащие напитки и др.) для целей подтверждения соответствия требованиям TR_TS_023_2011. Документ может применяться при декларировании по схеме 6д, когда для регистрации декларации нужны результаты испытаний образцов, отобранных из партии или серийного выпуска. В акте указываются идентификационные признаки партии, условия и метод отбора, сведения о пломбировании и приложенные фотографии упаковки, маркировки и пломб.
Назначение акта — обеспечить прослеживаемость: чтобы протоколы испытаний можно было однозначно связать с конкретной продукцией и ее партией, тарой, датой выработки и местом хранения/отгрузки. Корректно оформленный акт снижает риск отклонения образцов лабораторией, помогает подтверждать соответствие при проверках и служит опорой при спорных ситуациях (рекламации, претензии, контрольные мероприятия).
Когда это важно
- Декларирование соответствия по TR_TS_023_2011 по схеме 6д — когда лаборатория обычно запрашивает акт отбора и фотофиксацию как часть доказательной базы.
- Испытания партий импортируемой продукции до ввода в оборот — для привязки протоколов к конкретной поставке.
- Изменение рецептуры, поставщика концентрата или производственной площадки — для подтверждения стабильности показателей на новых образцах.
- Поставки в федеральные сети и маркетплейсы — закупщики и служба качества часто просят акт отбора и фото как часть досье.
- Контрольные отборы при претензиях потребителей или внутреннем аудите — для документирования процедуры и состояния маркировки.
Кто может запросить документ
- Аккредитованная испытательная лаборатория — как основание для приемки образцов и увязки результатов с партией.
- Орган по сертификации/декларированию (если участвует в проекте) — для проверки корректности доказательной части.
- Торговые сети, маркетплейсы, дистрибьюторы — в составе досье качества при вводе SKU.
- Контролирующие органы — при проверках, связанных с безопасностью пищевой продукции (по ситуации).
- Таможенные представители и владельцы СВХ — при необходимости оформить отбор на складе временного хранения.
Что обычно проверяют
- Корректность идентификации: наименование продукции, категория (сок/нектар/напиток), ТМ, партия, дата/смена, объем, штрих-коды, номера паллет/коробов.
- Привязку к TR_TS_023_2011 и выбранной схеме (6д) — чтобы протоколы испытаний можно было использовать при регистрации декларации.
- Метод и объем выборки в соответствии с методиками лаборатории/ГОСТ, указанными в направлении на испытания.
- Условия отбора и транспортировки: температура, целостность упаковки, срок годности, предотвращение перекрестного загрязнения.
- Пломбирование: тип пломб, номера, места установки, подписи ответственных лиц; наличие фото пломб крупным планом.
- Фотофиксацию: общий вид паллет/коробов, этикетки с датами и партиями, момент отбора, упаковка образцов.
- Связь с протоколом: сквозные ID образцов, указанные в акте, накладной на передачу в лабораторию и последующем протоколе испытаний.
Какие данные подготовить
- Реквизиты заявителя (производитель/импортер) и площадки: адрес производства/склада, контакт ответственного за отбор.
- Описание продукции: наименование по маркировке, категория по TR_TS_023_2011, вкус/вид, объем тары, артикулы/SKU.
- Идентификация партии: дата и время выработки, смена, объем партии, номера паллет, коды логистических единиц, срок годности.
- Основание отбора: «для испытаний в целях декларирования соответствия по TR_TS_023_2011 (схема 6д)» или иная цель.
- Методика/план выборки: по указанию лаборатории (ссылка на документ/письмо), количество единиц и общий объем отобранного.
- Условия и место отбора: производственная линия, склад готовой продукции, СВХ; температура, зона хранения.
- Пломбы: тип, номера, кто установил, где нанесены; описание тары контр-образцов.
- Фото: обзорные кадры партии, этикетки с датами/партиями, процесс отбора, пломбы, упаковка образцов.
- Сопутствующие документы: накладная/ТОРГ-12 или УПД на партию, спецификация, макет этикетки (для проверки 022/2011), направление в лабораторию.
| Ситуация | Что проверить | Следующий шаг |
|---|---|---|
| Серия выпуска для регистрации декларации (6д) | Методику выборки от лаборатории, объем образцов, идентификацию партии | Оформить акт, пломбировать контр-образцы, передать в лабораторию с сопроводительным письмом |
| Импортная партия на СВХ | Разрешение на доступ, температурный режим, фото маркировки на языке ЕАЭС | Провести отбор на СВХ, зафиксировать пломбы и фото, организовать доставку в лабораторию |
| Смена рецептуры/концентрата | Актуальные ТИ/спецификация, новые коды партий, различия на этикетке | Отобрать новые образцы, обновить акт и протоколы, при необходимости пересмотреть декларацию |
| Претензия от сети/покупателя | Сохранность контр-образцов и номера пломб, сроки годности | Открыть пломбы при комиссии, провести проверочные испытания, оформить результаты |
Типичные ошибки
- Отбор без методики лаборатории или в недостаточном объеме — протоколы могут не принять к декларированию.
- Отсутствие четкой привязки к партии: нет дат/смен, нет фото этикеток с кодами.
- Несоблюдение температурного режима при отборе/доставке — риск искажения показателей.
- Отбор неуполномоченным лицом без подписей и должностных данных в акте.
- Неоформленные или нечитабельные номера пломб, отсутствие фотофиксации пломб крупным планом.
- Расхождения между фактической маркировкой и сведениями в акте (наименование, категория, объем тары).
- Смешение образцов из разных партий или дат выработки в одном акте.
Как Регламентум помогает
- Проверяем применимость схемы 6д для вашей соковой продукции в рамках TR_TS_023_2011; при необходимости рекомендуем альтернативный подход — нужно проверить по продукции.
- Готовим корректную форму акта отбора с учетом требований лаборатории и целей декларирования.
- Организуем выездной отбор: уполномоченный специалист, соблюдение методики, пломбирование контр-образцов, фото- и видеофиксация.
- Обеспечиваем прослеживаемость: присваиваем ID образцам, синхронизируем с накладными, заявкой в лабораторию и будущими протоколами испытаний.
- Координируем логистику образцов: температурный режим, упаковка, сопроводительные документы, приемка лабораторией.
- Проверяем макеты маркировки на соответствие 022/2011 и связуем их с данными в акте, чтобы исключить несостыковки.
- Формируем полный комплект: акт отбора, опись, фотоархив, реестр пломб, письмо в лабораторию, проект декларации и перечень доказательств.
- Сопровождаем при запросах сетей, маркетплейсов и проверок: предоставляем заверенные копии акта, фото и трассировку к протоколам.
Важно
Требование предоставлять акт отбора с пломбированием и фотографиями зависит от продукции, условий поставки и политики конкретной лаборатории или заказчика. Для TR_TS_023_2011 и схемы 6д такой документ обычно запрашивают, но перед началом работ стоит согласовать формат и объем выборки с вашей лабораторией и проверить применимость к конкретным видам соковой продукции.
Что подготовить для проверки
- описание продукции, назначение, состав или характеристики
- данные заявителя, производителя, импортера или поставщика
- ТУ/ГОСТ/СТО, паспорт, инструкция или техническое описание
- протоколы испытаний, этикетка, инвойс или договор, если уже есть